Prowadzenie konferencji, powiązane jest ze stworzeniem dogodnych warunków, żeby poprzez to wszyscy uczestnicy mieli zagwarantowane komfortowe warunki do aktywnego uczestnictwa. Wiele firm w tym celu wynajmuje sale, bo tylko w taki sposób mogą zapewnić optymalne warunki i rzecz jasna zaprosić sporą liczbę uczestników, jacy dla firmy mają spore znaczenie w postaci zapewniania zysku.